A organização documental começa com pequenos hábitos
Uma boa organização da documentação contabilística é essencial para acompanhar a atividade de uma empresa e facilitar o trabalho da contabilidade.
Mas, afinal, que documentos devem ser organizados mensalmente e como podemos tornar este processo mais simples?
Inês Monteiro, Técnica de Contabilidade da Número Hábil, partilha algumas recomendações práticas para ajudar as empresas a manter a sua documentação organizada e a evitar dificuldades na gestão financeira.
Que documentos deve uma empresa organizar mensalmente?
Segundo Inês Monteiro, o primeiro passo passa por organizar a documentação à medida que esta é recebida.
A técnica recomenda que as empresas comecem por separar os documentos de acordo com a sua natureza, nomeadamente:
- Faturas de vendas e prestações de serviços;
- Faturas de compras e despesas;
- Extratos bancários;
- Comprovativos de pagamentos e transferências;
- Documentação relacionada com os trabalhadores, quando aplicável.
Esta separação permite que os documentos sejam consultados mais facilmente e que a informação necessária ao tratamento contabilístico esteja disponível.
Organizar os documentos por ordem de data
Uma das sugestões de Inês Monteiro é organizar a documentação por ordem cronológica.
Ao arquivar os documentos à medida que são recebidos, torna-se mais simples identificar a informação correspondente a cada período e confirmar se os movimentos financeiros estão devidamente documentados.
Por exemplo, quando chegam os extratos bancários, a empresa consegue verificar mais facilmente se existem movimentos sem o respetivo comprovativo.
Este hábito contribui para uma organização mais eficiente e facilita a conferência dos movimentos da empresa.
Pequenos hábitos que fazem a diferença
A organização documental não precisa de ser um processo complicado.
De acordo com Inês Monteiro, criar uma rotina simples e consistente pode fazer uma grande diferença na gestão diária de uma empresa.
Entre as recomendações práticas, destacam-se:
1. Não deixar acumular documentos
Organizar a documentação à medida que é recebida evita que se acumulem faturas e comprovativos por tratar.
2. Separar os documentos por categoria
Manter as faturas de vendas, compras, despesas e os extratos bancários organizados em diferentes pastas facilita a sua consulta.
3. Confirmar se a documentação está completa
Antes de disponibilizar os documentos à contabilidade, é importante verificar se estão legíveis e se não existem elementos em falta.
4. Manter uma rotina de organização
Reservar algum tempo semanalmente para organizar os documentos permite manter a informação atualizada e reduz o trabalho no final do mês.
Como a organização facilita o trabalho da contabilidade?
Quando a documentação está organizada, torna-se mais simples acompanhar os movimentos da empresa e confirmar se todas as operações estão devidamente documentadas.
A organização por ordem de data e categoria facilita a identificação de documentos, a conferência dos extratos bancários e o esclarecimento de eventuais dúvidas.
Além disso, permite que a informação necessária ao acompanhamento contabilístico esteja disponível de forma mais rápida e estruturada.
A organização documental é também uma forma de melhorar a comunicação com a equipa de contabilidade e facilitar o acompanhamento da atividade.
O conselho de Inês Monteiro
Para Inês Monteiro, a organização da documentação contabilística começa com hábitos simples, mas consistentes.
Reunir os documentos, separá-los por categoria e arquivá-los à medida que são recebidos são pequenos gestos que ajudam a manter a informação organizada e facilitam a gestão financeira da empresa.
Uma boa organização começa nos pequenos detalhes.
Acompanhe as próximas partilhas de Inês Monteiro para conhecer mais dicas práticas sobre contabilidade e organização empresarial.
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